1. Proceso Documental. Concepto y Etapas.
Se
puede definir el proceso documental como la serie de etapas por las que pasan
los documentos desde que se incorporan a un centro de información hasta que son
consultados por los usuarios. El proceso documental está integrado por un
conjunto de técnicas, necesarias para que los documentos puedan ser recuperados
y para que los usuarios los consulten.
La
primera etapa del proceso documental es la entrada del documento. En esta
primera fase el centro selecciona aquellas obras que considera de interés a partir
de determinados criterios, como el tipo de centro, los usuarios que acuden a
él, etc. Los criterios cuantitativos y cualitativos de selección dependerán de
la política de selección que tenga el centro. Otra operación que se incluye en
esta primera etapa es la incorporación, que podrá llevarse a cabo de distintas
formas: compra, canje o donación.
La
segunda etapa corresponde al tratamiento del documento. Todo documento que
ingresa en un archivo, una biblioteca o un centro de documentación debe recibir
un tratamiento técnico en el cual se describirá el documento y se sintetizará
su contenido. Estas operaciones son las que componen el análisis documental.
Sin un tratamiento correcto los documentos no podrán organizarse adecuadamente,
lo que implica que la información contenida en ellos no podrá ser consultada.
Por ello, es necesario un sistema útil de análisis que facilite la posterior recuperación
de la información
La
última etapa del proceso documental es la salida del documento. Se denomina así
a las actividades realizadas para que el documento sea consultado. La función
primordial de cualquier unidad de información es que sus documentos circulen,
es decir, que se difundan. Por ello, en esta etapa se inscriben todas las
operaciones relativas a la difusión: préstamos, consulta, reproducción de
fondos, etc.
Para
que un centro de información funcione correctamente se deben realizar
cuidadosamente cada una de las operaciones de las tres etapas anteriores
seleccionando e incorporando documentos de interés, realizando un tratamiento o
análisis documental correcto y ofreciendo distintos servicios de difusión de
los documentos.
2. El lenguaje documental
Diversas
operaciones del análisis documental no podrán realizarse sin el empleo de
lenguajes documentales adaptados a las distintas operaciones realizadas para la
descripción o representación del contenido de un documento y su posterior recuperación.
Según definición de Guinchat y Menou "El lenguaje documental es un
lenguaje convencional que utiliza una unidad de información para describir el
contenido de los documentos con miras a su almacenamiento y a la recuperación
de la información." Existen distintas teorías que establecen la tipología de
los lenguajes documentales, pero la más conveniente es la que los clasifica según
su estructura. En este caso se habla de:
A.
Lenguajes documentales de la
estructura jerárquica. La organización de los conceptos o descriptores se realiza de
forma arborescente o jerárquica. Los distintos términos empleados dependen de
uno superior, del que a su vez cuelgan otros. Así se organizan las
clasificaciones empleadas en archivos, bibliotecas y centros de documentación,
las cuales pueden ser enciclopédicas o especializadas
B.
Lenguajes documentales de
estructura combinatoria. Basados en listas de términos controlados que pueden ser
relacionados y cuya finalidad consiste en la representación del contenido de
los documentos de manera analítica. Estos lenguajes se plasman en una serie de
productos muy empleados en los centros de información como herramientas para la
descripción del contenido, como son los tesauros y las listas de encabezamientos de materias.
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