Ficha Técnica de los Sistemas de Información

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL

Función y Concepto de los Sistemas de Información

Los documentos comunican información. No basta con que retengan físicamente el conocimiento. Deben realizarse como información para alguien. Están destinados a que las personas acrecienten lo que saben. Esta provisión y uso de la información se dan dentro de los sistemas de información. Los sistemas procesan la información comunicándola, haciéndola accesible mediante la recuperación, organizándola, e incluso sometiéndola a mediación informática. Existen para agrupar, almacenar, recuperar y facilitar el acceso a objetos potencialmente informativos. Todo manejo de información se realiza en un contexto social, económico y político. Pero sobre todo, dentro de factores comportamentales cognitivos. La Documentación se ocupará, pues, de los métodos de acceso y organización cognitiva a la información, que actuando sobre la información física, ayudarán y favorecerán su utilización por los posibles usuarios.

Para que el proceso documental sea completo, el mensaje tiene que ponerse en disposición de consulta. Tiene que llegar al receptor, y ser captado y entendido por éste.

Los sistemas de información tienen como función ofertar, regular y gestionar todo tipo de recursos informativos, para lo cual les someten a un proceso de almacenamiento, identificación, transformación, organización, tratamiento y recuperación.

Todos esos sistemas concretos son colecciones de significantes informativos. Por lo que presuponen unos objetos materiales a manejar, los documentos que agrupan, y el proceso de gestión de los mismos. Cualquier sistema basado en la recuperación implica, por tanto, una organización y, por consiguiente, unas aplicaciones técnicas y una política de desarrollo. Las principales misiones son:

1. Conservar: custodiar y almacenar los recursos.
2. Difundir: facilitar el acceso físico lo más próxima y rápidamente posible.
3. Identificar y representar: identificación indicial que nos remite a un documento o parte, donde encontrar lo que el usuario busca.

Principios de los Sistemas de Información

La definición que Otlet daba en 1908 sobre la organización documental tuvo una primera aceptación a través de Gerard, más tarde fue continuada por Besterman y Taube, y mucho tiempo después llegaba a Vickery.

Jean Gérard fue el organizador del Congreso de París patrocinado en 1937 por el Comité Internacional de Documentación, en su Declaración General hacia esta exposición del "ciclo documental" 14:abraza "en una mano la producción, clasificación y conservación de los documentos, y en la otra la elaboración, difusión y utilización de esa documentación.

Concierne por igual a los autores, editores, archiveros, bibliotecarios, conservadores de museos y colecciones, y documentalistas. La Documentación se interesa por todo tipo de documentos: manuscritos, libros, revistas, patentes, impresos, fotografías, películas, discos, y materiales de colecciones y museos, poniéndoles al servicio de la vida artística, literaria, científica y académica, técnica, económica y social". Besterman recogió posiblemente estos conceptos y los dio nueva vida con sus amplias miras y modo sintético de pensar.

Taube definió el concepto de una manera tan amplia como ellos, resaltando que la Documentación es "una unidad, pues el propósito común de comunicación penetra todo el complejo de actividades, cada una de las cuales cumple su contribución a ese propósito y es dependiente funcionalmente de otras actividades en el complejo".

Hubo un gran salto en el tiempo hasta 1978, cuando Vickery retomó el concepto sin grandes variaciones sobre los términos empleados por Besterman. Sin embargo, debe notarse que la transferencia de la información documental juega un papel cada vez más importante en todos los procesos sociales de comunicación. Inmerso Vickery en la corriente del Journal of Documentation cuya filosofía, impregnada del espíritu de su ex-editor Coblans, quena llevar a los especialistas a comprender los principios teóricos antes que la práctica de aplicación, se dispuso a explicar esos principios. Partió de la comparación clásica con la biblioteconomía, que considera superada, ya que "el sistema documental logró mucha mayor amplitud que la biblioteconomía convencional, al incluir la publicación e impresión, la distribución, algunas formas de telecomunicación, análisis, almacenamiento, recuperación y distribución al usuario" 17. La práctica documental presenta para Vickery tres principios:

1. Puede haber normas de buen hacer que expresen los objetivos hacia los cuales tenderán los procedimientos.
2. Habrá conceptos claves de significación para el sistema, que nos ayudarán a analizarle y comprenderle. (Acceso a la información).
3. Habrá generalizaciones sobre el comportamiento de los elementos del sistema (Factores estructurales).

Como principios de buena práctica toma las formulaciones de Ranganathan conocidas como las cinco Leyes de la biblioteconomía: "Books are for use; every reader his book; every book its reader; save the time of the reader, and of the staff, a library is a growing organism" las Leyes que permenecen válidas para la documentación:

• "Cada documento sirve para algún uso": El sistema documental, mediante la preservación, reproducción, almacenamiento, recuperación, difusión, tiende a extender su posible uso. Los métodos empleados para reproducir, almacenar, difundir, etc., y el esfuerzo puesto en esos procesos deben referirse al uso esperado. Así las expectativas de uso de los documentos guiarán su tratamiento práctico. De este principio se siguen todos los múltiples estudios de uso y usuarios que se han emprendido para ayudar al desarrollo del sistema documental".
• La segunda ley recuerda la práctica de los bibliotecarios y documentalistas para atender a un grupo particular de usuarios. Este servicio especializado contempla la gran variedad de necesidades, e incluye lógicamente a los nolectores que tienen necesidad de documentos.
• La tercera realza el aspecto dinámico de la práctica documental: el sistema no puede esperar pasivamente a que un documento sea solicitado; para atender a los potenciales usuarios se deberán analizar y difundir todos los documentos. La documentación debe servir todos los autores a todos los lectores, sin que puedan ponerse límites a lo que se lee o a quién lo lee.
• La cuarta significa evaluar la ejecución de los servicios. Ranganathan apuntó aquí hacia un elemento que es de capital importancia para el usuario: el tiempo empleado en obtener los documentos publicados, difundidos, procesados, localizados y entrecargados: el proceso que sigue un documento hasta que llega al usuario. Un servicio rápido exige mayor esfuerzo de los elementos del sistema.
• Finalmente el que la biblioteca sea un organismo en crecimiento, ha sido un hecho más que demostrado desde que la "explosión informativa" ha sido denominador común dentro de la documentación. Ningún servicio documental puede quedarse dormido ante esta expansión; ni tampoco puede enfrentarse individualmente con el crecimiento, lo que obliga a una actitud de cooperación en tomo a una guía central de acción.

Para Vickery estos principios han permanecido desde Ranganathan con la misma importancia, dentro de una comunicación circular y cíclica: siempre hay fuentes generando mensajes y receptores utilizándolos. Acentuando así que la comunicación documental es un continuo proceso fluyente.

Respecto al acceso a la información hay que partir de la distinción que Line hizo de "need, want, demand and use":

• “Use” significa la recepción actual de un documento deseado.
• "Demand", incluye una solicitud de documentos insatisfecha.
• "Want", expresa deseos de información que han sido formulados por un potencial usuario, pero que no se expresan como demanda formal al sistema documental.
• "Need", implica la posibilidad de examinar objetivamente el contexto y el medio en el que la información aparece.

Necesitamos entender más profundamente las características de la transferencia de información si queremos emplear técnicas a tono con los contextos en que van a ser usadas.

Finalmente hay que considerar que la transferencia de información documental juega un papel cada vez más importante en todos los procesos sociales de comunicación. Con ello, la visión de Vickery acoge conceptos del mundo de la biblioteconomía (Ranganathan), de la información científica (Line y Fairthone) y de teoría de la comunicación social 22. Años después, en su obra Information Science in Theory and Practice volvió a plantear los principios que deben presidir la actividad y organización de los sistemas de información. Describiéndolos de esta manera:

1. La información es para usarla: se debe disponer en relación con el uso esperado.
2. La información es para todos: los sistemas de información tendrán en cuenta las necesidades de todos los miembros de la comunidad a la que sirven.
3. A cada usuario, su información: los sistemas deben asegurar que cada potencial usuario pueda identificar y logre entrar en las fuentes de información deseada.
4. A cada fuente, su usuario: el sistema global de información se organizará para facilitar el acceso a toda información registrada.
5. Las existencias crean la demanda: donde un sistema juzga que se necesita un asunto o extensión de información, su provisión a menudo estimula el USO.
6. Ahorrar tiempo al usuario: los sistemas minimizarán el esfuerzo necesario para identificar las fuentes de información y acceder a ellas, lo mismo que el tiempo que lleva proveer la información.
7. Ningún sistema de información puede ser autosuficiente: Ya que las necesidades de información de una comunidad de usuarios son más amplias que las que pueda atender un servicio individual, habrá acceso para cada usuario al sistema global de información.
8. Cada servicio individual de información es sólo un canal de comunicación dentro de los servidos comunitariamente: tendrá en consideración otros canales complementarios.
9. Documentación, bibliotecas y servicios de información deberán ser pagados: cada posible agencia patrocinadora -pública, de empresa o individual- contribuirá fondos en relación con los beneficios que percibe".